szkolenia.kazimierz-dolny.pl

Powyższe sformułowanie dla wielu osób brzmi jak tytuł z podręcznika średniowiecznego alchemika. I prawdę powiedziawszy nie myli się ten, kto tak twierdzi, ponieważ owo zdanie ma w sobie coś z alchemii - alchemii biznesu.

Uzyskać przewagę nad innymi

Pozyskiwanie nowych klientów, wchodzenie na nowe rynki zbytu, dywersyfikacja lub homogeniczność produktów / usług, redukcja kosztów - są to działania jakich podejmują się firmy aby zdobyć kolejny ułamek procenta rynku, poszerzyć grupę docelową lub utrzymać swoją dotychczasową pozycję. Szkoda, że wiele energii przy tym, poświęcają firmy na czynności, nie będące podstawą ich działalności, którą powinno być przecież, wypracowywanie zysku. Jak się jednak okazuje, nie wszyscy pracujący w przedsiębiorstwie ludzie muszą być jego pracownikami. Warto tu rozważyć możliwość wykorzystania zalet
outsourcingu.

Outsourcing definiowany jest jako długoterminowe zlecenie pełnienia pewnych funkcji ze sfery działalności organizacji przez firmę zewnętrzną, pozwalające organizacji skoncentrować się na jej podstawowej działalności.

Outsourcing polega na takim zorganizowaniu firmy, aby niektóre z jej działań odbywały się poza nią i kontrolowane były przez firmy zewnętrzne. Obejmują one swym zasięgiem opiekę nad stanowiskami o rutynowym zakresie obowiązków, a co za tym idzie o wysokiej rotacji. Dzięki zapewnieniu przez firmę zewnętrzną, wykwalifikowanego personelu, na takich stanowiskach przestaje pojawiać się problem wakatu. Coraz bardziej popularne, również w Polsce, staje się przekazywanie firmom zewnętrznym niezbędnych dla właściwego funkcjonowania przedsiębiorstwa czynności odbiegających od profilu działalności zasadniczej, takich jak: prowadzenie kantyny, obsługa transportowo-podróżnicza, recepcja,
telemarketing, obsługa klienta, opieka nad samochodami służbowymi, ochrona mienia, przeprowadzka czy zorganizowanie przyjęcia. Zleceniodawca (podmiot) z reguły wybiera sobie dostawcę pewnej usługi, a ten z kolei znajduje sobie tylu pracowników lub poddostawców, aby sprostać potrzebom swojego klienta na wymaganym poziomie.



Korzenie outsourcingu sięgają lat siedemdziesiątych. Outsourcing pojawił się po raz pierwszy w Stanach Zjednoczonych, kolebce innowacji w zakresie zarządzania, skąd jego bardziej zaawansowane formy przenikają do nas. Początkowo objął jedynie zagadnienia związane z IT
(Information Technology), przede wszystkim z powodu bardzo wysokich kosztów przeprowadzanych na bieżąco nieustannie zmian technicznych. Stopniowo coraz więcej przedsiębiorstw dochodziło do wniosku, iż nie będą w stanie stać się ekspertami w więcej niż jednej, dwóch dziedzinach. Doprowadziło to do wyzbywania się przez przedsiębiorstwa różnych sfer swej działalności i powierzaniu ich prowadzenia specjalistom. Zmieniła się wyraźnie struktura wielkich korporacji, które coraz częściej stanowią globalny szkielet, z tysiącami małych firm partnerskich.

Z tego powodu, np.: firmy przetwórcze sprzedawały swoje plantacje, młyny i fabryki przetwórcze, aby skoncentrować się jedynie na dystrybucji i sprzedaży swojego produktu oraz upowszechnieniu marki. 

W ten oto sposób kolejnymi dziedzinami, które zostały objęte outsourcingiem stały się między innymi: administrowanie płacami, księgowość, niektóre aspekty zarządzania zasobami ludzkimi (szczególnie rekrutacja), szkolenia, telemarketing w połączeniu z obsługą klienta. Wiele koncernów osiągnęło kolejny etap organizacyjny, określany jako tworzenie firmy wirtualnej, co oznacza przekazanie całej swej dotychczasowej działalności profesjonalistom. I to bez zbędnych formalności i trwających całymi tygodniami akcji rekrutacyjnych

Podstawową kwestią staje się wyłącznie dokładne zdefiniowanie podstawy swej działalności, a wtedy wszystko inne może być traktowane jako działania dodatkowe i wspierające. Firmy zewnętrzne dbają o to, aby administrowane stanowiska były zawsze zajmowane przez odpowiednie osoby. W przypadku, gdy jakaś osoba nie spełnia wymagań stanowiska pracy lub po prostu musi odejść, na to miejsce wprowadzana jest inna.



Zlecanie administracyjnych funkcji firmom zewnętrznym jest zjawiskiem stosunkowo nowym na polskim rynku. Na rozwój tej formy współpracy miało wpływ szereg czynników:

- oddziaływania zachodnich systemów zarządzania, promujących efektywność; 

- coraz bardziej konkurencyjny rynek i poszukiwanie sposobów na obniżenie cen produktów lub usług poprzez redukcję kosztów własnych (między innymi kosztów zatrudniania i nakładów na administrację);

- częste zmiany w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych, a co za tym idzie konieczność stałego śledzenia przepisów i dostosowywania się do nowych wymogów;

- konieczność zapewnienia poufności i utajnienie wysokości wynagrodzeń;

- brak odpowiednio wykwalifikowanych specjalistów wewnątrz firmy.



Outsourcing umożliwia firmom koncentrowanie się na ich podstawowej działalności. Reszta może być zlecana innym. Dziś z outsourcingu korzysta bardzo wiele przedsiębiorstw. Jedne są przekonane, że dzięki temu stają się bardziej konkurencyjne, inne chcą jedynie pozbyć się kłopotu. 

Outsourcing oferuje wiele korzyści:

- pozwala przejąć pełną obsługę administracyjną pracowników i zleceniobiorców klienta, tzn.: zatrudnia ich, rozlicza, raportuje; 

- gwarantuje dyskrecję;

- uwalnia menadżerów od czasochłonnych czynności administracyjnych i umożliwia skupienie uwagi na podstawowej działalności firmy;

- zapewnia większą dyscyplinę finansową;

- eliminuje konieczność angażowania własnych wykwalifikowanych pracowników do zadań rutynowych i cyklicznych;

- eliminuje potrzebę zatrudniania u siebie nowych ludzi, dla których nie ma przewidzianych w budżecie etatów;

- odpowiedzialność za prawidłowość prowadzenia rachuby płac przejęta zostaje przez firmę zewnętrzną;

- zagwarantowana jest pomoc doświadczonych specjalistów do spraw kadr, księgowych, radców prawnych;

- pewność, że spełnione są wszystkie wymogi prawne;

- zagwarantowana jest całkowita poufność i ochrona danych płacowych;

- zapewnione jest stałe i aktywne doradztwo dla zarządu.

Outsourcing to także duża oszczędność kosztów:

- zlecając obsługę zewnętrznej firmie, zatrudnia się wysokiej klasy specjalistów a tym samym skrócony jest czas wykonania prac administracyjnych;

- korzystając z wysokiej klasy specjalistycznego sprzętu oraz oprogramowania zwiększa się efektywność;

- korzystając ze sprawdzonych systemów monitorowania zmian w prawie uzyskuje się bieżącą informację;

- korzystając z profesjonalnej organizacji pracy oszczędza się koszty i efektywnie wykorzystuje swój czas pracy.



Wynajmowanie firm zewnętrznych zyskuje coraz więcej zwolenników. Outsourcing bowiem, to także obniżenie kosztów związanych z zatrudnieniem. Dla wielu spółek wkraczających na rynek poszukiwanie wysoko kwalifikowanych specjalistów jest prawdziwym wyzwaniem, z którym nie zawsze potrafią sobie poradzić. Aby temu sprostać, np. w dziedzinie rekrutacji, wynajmują firmę doradztwa personalnego, która stara się pozyskać dla nich pożądanych specjalistów. Zamiast zatrudniać pracownika, bądź kilku pracowników etatowych, firmy delegują to zadanie specjalistom w zamian za określone wynagrodzenie.



Każdy podmiot musi sam zdecydować, które obszary jego działania są dla niego na tyle istotne, że nieopłacalna jest rezygnacja z jego samodzielnego prowadzenia, a które jest gotowy powierzyć zaufanemu partnerowi. Podstawowym warunkiem dobrej współpracy między klientem a zleceniobiorcą jest skonstruowanie właściwej umowy, która określa procedury, zakres współpracy oraz granice odpowiedzialności jednej i drugiej strony. Powinna także wyraźnie stanowić, co stanie się w razie wystąpienia szkody. W wielu przypadkach przedstawiciel firmy proponującej usługi outsourcingu jest, przynajmniej na początku współpracy, stale obecny u klienta. Bierze na siebie jego edukację w zakresie obiegu dokumentów czy właściwego planowania określonych czynności niezbędnych dla sprawnego funkcjonowania firmy. 



Jeszcze niedawno głównym celem outsourcingu była redukcja kosztów. Według ostatnich badań zaprezentowanych podczas Outsourcing World Summit w 1998 roku, coraz częściej firmy decydują się na przekazywanie większości zadań innym firmom zewnętrznym dlatego, by móc lepiej skoncentrować się na tych umiejętnościach, które zapewniają im przewagę konkurencyjną. Mogą przez to przesuwać swe zasoby do najbardziej strategicznych zadań. Zlecając część prac specjalistom zewnętrznym, korzystają z najnowszej wiedzy, którą tamci dzielą się z nimi. 



Z raportu "Wizja roku 2010: projektowanie firmy jutra", opracowanego przez Economist Intelligence Unit oraz Andersen Consulting wynika natomiast, że outsourcing będzie zyskiwał nadal coraz więcej zwolenników. Szczególnie podatne na usamodzielnienie się w ramach firmy są takie dziedziny, jak telekomunikacja i informatyka. W tej pierwszej na outsourcing w 1997 r. zdecydowało się już 47 proc. firm na świecie, a w 2010 będzie ich prawdopodobnie około 62 proc. W dziedzinie informatyki odpowiednie wskaźniki wynoszą 34 proc. w 1997 r. i około 58 proc. w 2010 r.



Stosunkowo nową usługą proponowaną przez firmy zajmujące się outosourcingiem jest administrowanie dokumentacją personalną oraz prowadzenie listy płac. Podstawę dokumentacji personalnej stanowią akta pracowników, które są prowadzone zgodnie z przepisami kodeksu pracy. Firma zewnętrzna przygotowuje dokumenty stanowiące podstawę do wyliczenia wynagrodzenia pracownika, a także zestawienia kosztów wynagrodzeń obejmujące całą firmę. Może też prowadzić listy płac tylko dla wybranych grup zatrudnionych, np. wyłącznie dla kadry zarządzającej.



Konkludując stwierdzić można, iż outsourcing zaczyna odgrywać kolosalne znaczenie i coraz większy krąg organizacji będzie wkrótce ogarnięty jej ideą. Stwarza ona bowiem duże możliwości rozwoju i pozwala na osiągnięcie wielu sukcesów zarówno firmom jak i kierującym nimi menadżerom.

Job Center
Małgorzata Wiśniewska